Hvad er Power Automate?
Power Automate er Microsofts platform til at automatisere arbejdsgange med såkaldte flows: "Når X sker, så gør Y og Z." Værktøjet er bygget til, at almindelige medarbejdere (ikke kun udviklere) kan sætte automatisering op med en visuel editor, og det er en del af Microsoft Power Platform sammen med Power Apps og Power BI. Flows kan forbinde flere hundrede tjenester, fra Outlook, Teams og SharePoint til økonomisystemer og eksterne API'er.
Hvad kan man automatisere?
De bedste kandidater er rutiner, der er hyppige, regelbaserede og kedelige. Konkrete eksempler fra SMV-hverdagen:
- Godkendelser: Indkøbsanmodninger, ferieønsker eller kontrakter sendes automatisk til rette leder, med påmindelser til der er svaret.
- Dokumenthåndtering: Vedhæftninger fra bestemte afsendere gemmes automatisk i den rigtige SharePoint-mappe med korrekt navngivning.
- Onboarding: Ny medarbejder i HR-systemet udløser oprettelse af opgaver, velkomstmail og bestilling af udstyr.
- Kundehenvendelser: Formularer på hjemmesiden bliver til sager i jeres system med besked i den rigtige Teams-kanal.
- Påmindelser og frister: Kontrakter, certifikater eller aftaler, der nærmer sig udløb, giver automatisk besked i god tid.
Tommelfingerreglen: Gør en medarbejder det samme klik-arbejde mere end et par gange om ugen, er det en flow-kandidat.
Power Automate vs. Power Apps
De to forveksles ofte, men løser hver sin opgave: Power Automate automatiserer processer: ting, der sker i baggrunden uden en skærm. Power Apps bygger apps: brugerflader, hvor medarbejdere indtaster og ser data. I praksis arbejder de sammen: En Power App til at registrere en indkøbsanmodning, et flow til at sende den til godkendelse og arkivere resultatet. Skal opgaven også efterligne museklik i ældre programmer uden integrationer, er det RPA-delen af Power Automate (Desktop), der tages i brug.
Licenser: hvad er inkluderet i M365?
De fleste Microsoft 365-abonnementer inkluderer Power Automate med standard-connectors, hvilket er nok til at automatisere på tværs af Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive og Forms. Premium-connectors (fx SQL, mange økonomisystemer og eksterne API'er), attended/unattended RPA og højere kørselsgrænser kræver en Power Automate Premium-licens pr. bruger eller en proces-licens. De aktuelle priser findes hos Microsoft. Start med at afklare, hvad jeres nuværende licenser allerede kan: Mange virksomheder betaler for hånden, hvad de allerede ejer i pakken.
Sådan hjælper MI Support IT
MI Support IT hjælper med at spotte automatiseringsgevinsterne, bygge robuste flows og holde styr på licenserne, som en del af Microsoft Power Platform-rådgivningen. Kontakt os, hvis jeres medarbejdere bruger timer på opgaver, en robot kunne klare på sekunder.